Q & A

• Co będzie jeśli nie poddamy się audytowi?

Odmowa poddania się audytowi, który stanowi integralną część badania, będzie skutkowała usunięciem spółki z badania. Jest ona tak samo ważnym elementem projektu jak wypełnienie ankiety i ma na celu potwierdzenie informacji w niej zawartych. Wszelkie informacje i dokumenty przekazane audytorom są traktowane jako poufne i nie ma obawy, że w jakikolwiek sposób zostaną ujawnione lub wykorzystane inaczej niż tylko do potwierdzenia stanu faktycznego. Warto zaznaczyć, że w wyniku audytu oceny mogą być nie tylko obniżone, ale również podniesione, jeżeli dokumenty potwierdzą istnienie bardziej zaawansowanych rozwiązań od tych, których istnienie zadeklarowano w ankiecie.
 

• Jakiego typu materiały powinniśmy przygotować na audyt?

Zaznaczając wybraną odpowiedź, musimy zastanowić się nad dokumentem, którym będzie można tą odpowiedź poświadczyć. Jeżeli pytamy o politykę personalną, dokumentem poświadczającym jej istnienie będzie sama polityka. Jeśli pytamy o liczbę dni absencji chorobowej pracowników optymalnym dokumentem będzie np. cyklicznie przesyłany do GUS raport statystyczny Z-06. Generalnie chodzi o dokument, który potwierdzi faktyczne istnienie danego statusu. 

• Czy upublicznione będą tylko oceny końcowe, czy też poszczególne odpowiedzi spółek? Czy będziemy mogli poznać ostateczną liczbę uzyskanych punktów?

Do publicznej wiadomości podawany jest tylko i wyłącznie ostateczny skład indeksu. Nie upubliczniamy ani nie podajemy do wiadomości spółek ilości uzyskanych punktów. Chodzi o to, by uniknąć licytowania się firm kto był lepszy, kto jest numerem jeden odpowiedzialnego zarządzania.
 

• Czy treść naszych ankiet, tj. udzielone przez nas odpowiedzi, zostaną ujawnione?

Nie. Zachowujemy najwyższą staranność gromadząc je na serwerach firmy audytorskiej. Podlegają one również ochronie na etapie przetwarzania. Generalnie wszelkie dane, w tym odpowiedzi udzielane w ankietach, są traktowane jako informacje poufne, nawet jeśli niektóre z nich są ogólnodostępne. Decyzję o ewentualnym upublicznianiu informacji objętych badaniem ankietowym lub ich części traktujemy jako niezawisłą decyzję spółek i im ją pozostawiamy. Możemy jedynie zachęcać je do większego zainteresowania publicznym raportowaniem kwestii niefinansowych. Jesteśmy przekonani, że ujawnianie tego typu informacji, już i tak zbieranych na potrzeby naszego badania, może przyczynić się do zwiększenia transparentności rynku kapitałowego. Niemniej ostateczna decyzja należy do spółek.
 

• Jakie spółki mamy brać pod uwagę odpowiadając za grupę kapitałową? Czy również takie, w których mamy udziały mniejszościowe? Jak mamy odpowiadać, jeśli jesteśmy członkiem większej grupy kapitałowej, a jesteśmy notowani na GPW w Warszawie?

Generalnie analizując spółki grupy kapitałowej mamy na myśli spółkę-matkę oraz spółki od niej zależne - takie wobec których spółka-matka odgrywa rolę spółki dominującej w rozumieniu 4 § 1 pkt. 4 kodeksu spółek handlowych, tj.
a) dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź w zarządzie innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
b) jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
c) jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
d) członkowie jej zarządu lub członkowie jej rady nadzorczej stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) lub
e) wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej,
w szczególności na podstawie umów o zarządzanie lub przekazywanie zysku
 

Jako spółkę-matkę traktujemy spółkę notowaną na GPW w Warszawie.
 

• Dlaczego prawie po każdym pytaniu muszę zaznaczać czy odpowiedź dotyczy całej grupy kapitałowej, jej części, lub tylko wybranych spółek grupy? Czy nie łatwiej było by udzielić takiej odpowiedzi tylko raz?

Chcemy by ankieta była możliwie najbardziej elastyczna i oddawała rzeczywisty obraz spółek. Podejście obowiązujące w koncepcji odpowiedzialnego zarządzania nakazywałoby oczekiwać wdrożenia odpowiedzialnych rozwiązań w całej grupie kapitałowej, wszędzie tam gdzie konkretne rozwiązania są istotne z punktu wiedzenia prowadzonej działalności. Oczekujemy, że z biegiem lat takie podejście będzie się upowszechniać. Podejście przyjęte w ankiecie ma na celu możliwie najsprawiedliwsze ocenienie grup kapitałowych i w praktyce pytanie po pytaniu zweryfikowanie czy konkretne rozwiązania zostały wdrożone kompleksowo, w części grupy, czy też dopiero w pojedynczych spółkach.

• Co rozumieć pod pojęciem podmiotów mało istotnych w grupie kapitałowej, w której konkretne rozwiązania funkcjonują lub nie?

Małą istotność podmiotów zależnych możemy rozumieć dwojako:
Wówczas gdy skala ich działalności w porównaniu do skali działalności całej grupy kapitałowej jest mało znacząca i przykładowo stanowi stosunkowo mały % całości przychodów grupy (często możemy mieć wręcz do czynienia ze spółkami zależnymi, które świadczą usługi na rzecz grupy kapitałowej oderwane od ich działalności podstawowej, np. ośrodki wczasowe lub opieka zdrowotna).

w przypadku małej istotności konkretnych rozwiązań dla danego typu działalności. Oczywiście niektóre rozwiązania są istotne we wszystkich spółkach bez względu na ich profil (np. rozwiązania pro pracownicze, kwestie terminowości regulowania zobowiązań itd.), inne są uzależnione od profilu konkretnej spółki z grupy, zwłaszcza gdy jej działalność znacząco odbiega od podstawowej działalności grupy kapitałowej. Np. w przypadku branży energetycznej polityka środowiskowa jest bardzo istotna, niemniej w grupie kapitałowej mogła zostać wydzielona w postaci odrębnego podmiotu działalność księgowa, dla której polityka taka jest mniej istotna.
 

• Jak należy rozumieć istnienie w firmie strategii CSR?

Optymalnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której strategia istnieje w formie odrębnego, spisanego dokumentu dotyczącego CSR (lub elementów CSR), o cechach regulacji wewnętrznej, zawiera mierzalne i osadzone w czasie cele, zaplanowaną drogę ich osiągnięcia itp. Niemniej jak najbardziej akceptowalną jest sytuacja, w  której mimo braku odrębnego dokumentu dotyczącego odpowiedzialności biznesu, podejście to silnie przenika i jest widoczne w strategii ogólnej (lub strategia CSR zawiera się w strategii ogólnej) i strategiach dotyczących wybranych obszarów biznesowych. Kluczowym i decydującym kryterium jest tutaj możliwość stwierdzenia (weryfikacji)  faktycznej obecności odpowiedzialnego podejścia do biznesu w zarządzaniu strategicznym (cele, procedury, miary, wyniki). Nie można uznać, że firma posiada strategię CSR w sytuacji, w której ogranicza się ona jedynie do ogólnych, mało precyzyjnych deklaracji nt przywiązania do społecznej odpowiedzialności, wartości i etyki, itp., za którymi niekoniecznie stoją konkretne działania.  Z drugiej strony, mimo braku dokumentu tytułowanego strategią społecznej odpowiedzialności, firma w ramach np. strategii ogólnej może np. od wielu lat w sposób przemyślany i długofalowy  prowadzić szereg spójnych działań, np. zmieniać linie produkcyjne, co znajduje odzwierciedlenie w zmniejszającym się sukcesywnie zużyciu energii elektrycznej, wody lub innych surowców.
 

• Kogo rozumieć jako osobę bezpośrednio podległą zarządowi odpowiedzialną za CSR?

Chodzi tu o osobę, która bezpośrednio raportuje do członka zarządu i której dominującym obszarem odpowiedzialności  (ale nie jednym z wielu) jest CSR. Szczególnie chodzi tu o wszelkiego rodzaju pełnomocników zarządu, doradców zarządu ds. CSR itp. Nie można uznać za taką sytuacji, w której CSR jest jednym z wielu obszarów odpowiedzialności osoby podlegającej zarządowi, która to osoba ma dopiero podwładnych odpowiedzialnych wyłącznie za CSR. Odpowiadając na pytanie należy myśleć o osobie, która faktycznie odpowiada zatem za ten obszar. Np. jeśli zarządowi podlega Dyrektor PR i Komunikacji, a w jego komórce stworzono stanowisko specjalisty ds. CSR, jako osobę uwzględniamy w odpowiedziach właśnie tego specjalistę.
 

• W naszej firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za CSR, lecz jest osoba, która odpowiada za projekty społeczne. Czy możemy uznać, że jest to równoważne?

Nie. Działalność prospołeczna firmy jest pojęciem znacznie węższym od społecznej odpowiedzialności biznesu. Dobrze, że działania społeczne są koordynowane przez jedną osobę. Zapewne w firmie jest też osoba dbająca o relacje z inwestorami, o relacje z pracownikami, itp. O ile więc nie ma jednej osoby, która koordynowałaby całościowo kwestie strategii odpowiedzialnego podejścia do wszystkich tych grup (i jest to głównym zadaniem tej osoby), to raczej należy uznać, że kwestie te znajdują się w gestii wielu osób (odp. c  w pyt. 2).
 

• Nie publikujemy odrębnego raportu dotyczącego CSR, lecz zamieszczamy takie informacje w raporcie rocznym. Czy możemy wobec tego powiedzieć, że raportujemy kwestie związane ze społeczną odpowiedzialnością?

Włączanie raportów CSR do raportu rocznego jest dość powszechną praktyką. Podobnie jest z formą raportu – coraz więcej firmy nie publikuje ich w formie papierowej, a jedynie elektronicznej. To czy raport jest odrębnym dokumentem czy nie oraz czy ma formę papierową jest wtórne. Kluczowy jest zakres raportowanych informacji (np. czy firma stosuje się do szerokiego zakresu wskaźników określonych przez GRI, czy też np. określając go samodzielnie ogranicza się do publikowania szczątkowych informacji, np. nt działań filantropijnych). Niemniej ważne jest to, czy wdrożyła realny system cyklicznego raportowania, tj. zbierania i analizowania zmieniających się wskaźników, czy też doraźnie zbiera informacje na potrzeby publikacji.
 

• Co jeśli proces raportowania zawiera część wytycznych GRI oraz własne wytyczne?

Zasady raportowania przygotowane przez GRI określają co może być uznane za raport przygotowany w oparciu o nie i jakie musi spełniać wymogi. Jeżeli Państwa raport spełnia je (na dowolnym poziomie zgodności: „C” lub wyżej), należy uznać, że został przygotowany wg tych wytycznych.

• Nie publikujemy raportu społecznego w Polsce, lecz informacje o naszej firmie można znaleźć w raporcie naszego inwestora strategicznego. Czy możemy wobec tego uznać, że raportujemy?

Nie. W pyt. 3 zaznaczona może zostać co najwyżej odpowiedź (b)(„wdrożyliśmy system raportowania, ale raporty nie są upubliczniane w postaci polskojęzycznej publikacji na naszym rynku”), ponieważ firma posiada system raportowania, ale z punktu widzenia lokalnego rynku nie upublicznia raportów. W badaniu koncentrujemy się na rodzimym rynku kapitałowym i dostępności informacji dla naszych inwestorów (i innych grup interesariuszy) o spółkach notowanych na GPW. Ponieważ w pytaniach odnosimy się do rodzimego raportowania, w przypadku zaistnienia w/w sytuacji nie można również zaznaczać odpowiedzi w pytaniu następnym odnoszącym się do cech raportu, ponieważ w świetle w/w interpretacji raport na poziomie Polski nie istnieje.

Podstawą z naszego punktu widzenia jest raport w języku polskim i dotyczący działalności spółki notowanej na GPW w Warszawie. Obcojęzyczne wersje tego samego raportu lub raporty inwestora strategicznego uwzględniające spółkę stanowią cenne i godne naśladowania uzupełnienie raportu polskiego, ale trudno je uznać za tożsame z nim.
 

• Czy kodeks etyki musi być spisany? Co znaczy, że ma być wdrożony?

Tak. Sama deklaracja kierowania się standardami etyki nie wystarczy. Na potrzeby audytu musi być możliwe zweryfikowanie jego istnienia. Konieczne jest nie tylko jego przygotowanie i realne wdrożenie, tj. nie powinien on stanowić „martwego dokumentu”, ale zbiór zasad, wartości i mechanizmów, które są znane pracownikom i przez nich wykorzystywane.
 

• Co należy rozumieć przez dialog społeczny?

Dialog społeczny to systematyczny proces prowadzenia bezpośredniego dialogu z interesariuszami, którzy w nieskrępowany sposób prezentują swoje stanowiska, są one wysłuchane i brane pod uwagę przez pozostałe strony, których kapitałem społecznym są wspólne wartości i wzajemne zaufanie oraz żadna nie stara się zdominować drugiej. Dialog służy więc poszukiwaniu konstruktywnych i trwałych rozwiązań. Formy i narzędzia dialogu mogą być różne, podobnie jak stopień i częstotliwość angażowania się. Ważne by działania te były udokumentowane i dały się potwierdzić.
 

• Czemu służy podział branż na mało, średnio i istotnie wpływające na środowisko? Co zrobić, jeśli nie odnajdujemy na wskazanej liście branż branży w której działamy?

Podział ten ma na celu odpowiednio zwiększenie lub zmniejszenie istotności w ocenie ogólnej firmy. Przypisanie branż do trzech grup zostało zaczerpnięte z kryteriów stosowanych w innych tego typu porjketów, gdzie się dobrze sprawdziły. W przypadku braku na liście branży, którą reprezentuje Państwa spółka, należy wybrać działalność najbliższą tej prowadzonej przez nas lub skontaktować się z organizatorami. Do grupy firm najsilniej oddziaływujących na środowisko należy bezwzględnie zaliczyć wszystkie zakłady uznane za szczególnie uciążliwe, np. w nomenklaturze GUS.
 

• Co należy rozumieć pod pojęciem zidentyfikowania kluczowych obszarów wpływu na środowisko?

Mamy tu na myśli udokumentowaną analizę, której wynikiem jest kompleksowa ocena krytycznych obszarów, w których organizacja najsilniej oddziałuje lub może oddziaływać na środowisko naturalne.
Niekoniecznie chodzi tu wyłącznie o procesy produkcyjne lub formę świadczenia usług, ale również o analizę całego łańcucha wartości w tym zakresie, czy też cyklu życia produktu i zidentyfikowania oraz uwzględniania w procesie podejmowania decyzji tych faz, które najsilniej mogą oddziaływać na środowisko (np. faza użytkowania przez klienta lub recyclingu produktu i takiego jego projektowania by ten negatywny wpływ ograniczyć). Chodzi tu również o wpływ pośredni organizacji i obowiązujących w niej procesów decyzyjnych na środowisko (np. uwzględnianie kwestii ekologicznych w procesie oceny kredytowej banków finansujących inwestycje infrastrukturalne).
Kluczowe obszary, w jakich firma wpływa na środowisko są bardzo zindywidualizowane i zależą tak od branży, rodzaju, jak i miejsca prowadzonej działalności. Analiza taka powinna być punktem wyjścia do stworzenia polityki środowiskowej.
 

• Udało się nam ograniczyć zużycie energii /materiałów / wody – czy to nie wystarczy zamiast mówienia o udokumentowanych działaniach?

Ograniczenie zużycia energii / materiałów / wody można rozumieć dwojako. Może ono wynikać wyłącznie ze zmniejszenia skali działalności (np. w wyniku kryzysu spadł popyt na nasze produkty, mniej wyprodukowaliśmy, a tym samym zużyliśmy mniej energii / materiałów / wody) i wówczas trudno mówić o prawdziwych oszczędnościach. Z realnym ograniczeniem mamy do czynienia wówczas, gdy następuje usprawnienie procesów biznesowych i wymagają one mniej energii lub surowców. Wówczas spada zapotrzebowanie w przeliczeniu na jednostkę produktu lub jednostkową usługę. Niemniej tego typu oszczędności nie dzieją się same i nie wynikają z niczego, a są efektem konkretnych decyzji i zmian.
 

• Co znaczy, że nasze działania w zakresie segregowania wykraczają poza wymogi prawne?

Odpowiednie zagospodarowanie odpadów, zgodnie z wymogami odnośnie poszczególnych ich kategorii. Przepisy określają wymogi odnośnie segregacji i unieszkodliwienia wybranych z nich. Przestrzeganie tych wymogów jest warunkiem koniecznym bycia firmą odpowiedzialną. Niemniej przejawem prawdziwej odpowiedzialności jest wyjście ponad wymogi, czyli stosowanie bardziej zaawansowanych metod wtórnego odzyskiwania, które pozwalają odzyskać więcej surowca, czy nawet zapewnić wykorzystanie gospodarcze pierwotnych odpadów.

• Czy karę nałożoną na firmę w zeszłym roku, od której się odwołaliśmy do sądu i sprawa jest w toku, powinniśmy uwzględniać w naszych odpowiedziach?

Nie. Wychodzimy z założenia, że domniemanie niewinności jest normą powszechną. Tak długo jak kara/wyrok nie stanie się prawomocnym, tak długo firma nie musi jej uwzględniać w ankiecie (należy pamiętać, że jeśli ryzyko jej nałożenia jest duże, firma i tak założyła na nią stosowną rezerwę kosztową, czyli znajduje ona odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych).Uwzględniamy kary wówczas gdy są prawomocne i wymagalne. Tym samym, jeśli kara została nałożona, stała się prawomocna, lecz firma jeszcze jej nie zapłaciła i tak musi ją wykazać w ankiecie. Istotny jest moment kiedy stała się wymagalna, a nie czy została już zapłacona i czy postępowanie z nią związane rozpoczęło się w tym czy w poprzednich okresach finansowych.
 

• W naszej firmie nie ma związków zawodowych, ale funkcjonuje rada pracownicza – czy to nie wystarczy?

Nie. Istnienie rady pracowniczej jest wymogiem w przeciwieństwie do istnienia związków zawodowych.

• Jakiego rodzaju kryterium należy przyjąć, żeby stwierdzić czy w firmie istniej procedura lub polityka? (dotyczy pyt. 29)

Decydującym kryterium jest kryterium weryfikowalności (audytowalności), tj. w przypadku, w którym audytor zwróci się z prośbą o potwierdzenie istnienia procedury lub polityki, będzie możliwe przedstawienie mu jednoznacznych dowodów, dokumentów, materiałów, które będą świadczyły o jej istnieniu.

• Jeśli w pytaniach mowa jest o „ostatnim roku”, to oznacza to ostatni rok finansowy (styczeń – grudzień 2010 r.) czy okres ostatnich 12 miesięcy poprzedzających dzień dzisiejszy? (dotyczy wszystkich pytań)

Co do zasady badanie odnosi się do ostatniego roku finansowego, za który złożone zostało sprawozdanie finansowe (uwaga: wszelkie dane liczbowe, o które prosimy dotyczą roku 2010). Tylko w szczególnych przypadkach, poprzez analogię do zasad raportowania finansowego, w sytuacji w której w okresie po zakończeniu się roku finansowego (już w 2010 r.) miały miejsce wydarzenia, które wpływają na obraz spółki, należy je ujawnić.